电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。
【释义】本条是关于电子档案法定要求、效力和管理办法的规定。
通过对国内外制度规范中关于电子文件（档案）的特性、电子文件形成办理和归档要求以及电子档案管理要求的总结与归纳，提出电子档案应当符合来源可靠、程序规范、要素合规的规定。
来源可靠是指电子档案由经过授权和确认的法定形成者，在既定的业务活动中，在特定时间，使用安全可靠的系统形成。来源可靠中的来源是个综合性概念，包括责任者（创建或接收电子文件的机构、部门或人员）、业务活动（创建或接收电子文件的职能和事务活动）、信息系统（制作和处理电子文件的系统）以及时间（电子文件创建或接收的时间） 等能够说明电子档案从哪里而来的信息。《电子文件归档与电子档案管理》等标准规范对上述要求有具体说明。
程序规范是指电子档案形成、归档、保存和利用服务的过程遵循一定的制度规范要求，符合国家相关法律法规、标准规范的规定。由于数字信息的记录特性和信息技术环境的快速变迁，一份电子文件（档案）在形成到归档、保存的整个生命周期中，不可能不发生变化，其存储载体、存储格式、编码构成甚至构成要素都可能发生变化。在这种情况下，不能强制性要求电子档案的“不变”，而是化对象控制为过程控制，通过对管理过程的规范化控制实现对管理对象的控制。与此同时，电子签名法和《电子文件管理暂行办法》《党政机关电子公文处理工作办法》也对电子文件、电子档案在形成和管理过程中可能发生的合法变化即形式变化作出了规定。如电子签名法第5条中规定，“在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性”。又如《电子文件管理暂行办法》第II条中规定，“在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整”。电子档案是否以及如何遵守规范的程序要求，可以通过详细的背景元数据和管理过程元数据来记录和审计。因此，元数据是电子档案管理规范必不可少的关键内容，背景元数据和管理过程元数据则是电子档案元数据的重要构成。
要素合规是指电子档案的构成要素符合规范的要求。关于电子档案的构成要素，国际档案理事会电子文件（档案）委员会于1997年在《电子文件（档案）管理指南》中提出电子文件（档案）由内容、结构和背景三要素构成。在一些国家的相关规定中则增加外观（即电子文件在屏幕上的呈现方式）这个新要素。电子档案在长期保存过程中，内容、逻辑结构和背景不可改变，但是呈现方式可能会变化。电子档案的构成要素是分散的、复杂的，部分要素还可能是可变的，档案管理者需要开展有针对性的识别。不同种类的电子档案，其具体的构成要素不同，相关的规范要求也有所区别。要素合规并不强求电子档案所有要素的完整，而是允许管理者根据规范要求和实际情况进行一定的取舍，比如《政府网站网页归档指南》指出，网页信息收集对象主要是文本、静态图片等可视静态内容，但也可以收集“页面中的动画、音视频、脚本、URL等内容”。
本条第2款规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，「V以以电子形式作为凭证使用。这里的效力是指可以作为可信证据的法律效力或者作为办事依据的证明力。满足来源可靠、程序规范、要素合规三方面要求的电子档案，既可以作为法律诉讼案件中的可信证据，也可以运用于工作参考、历史研究、检查审计等方面的可信依据。
国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责电子档案管理的统筹规划和组织协调，本条第3款规定由其会同有关部门制定电子档案管理办法。这一规定明确了国家档案主管部门对电子档案的管理职责。同时， 这一规定也强调国家档案主管部门要加强与有关部门的合作，在制定针 对某一行业、领域电子档案管理办法时，要充分考虑行业特点和领域内其他要求，使管理办法更加科学、合理，更具操作性。
